Офисный переезд. Что входит услугу и как правильно организовать.
Офисные переезды
Интересуют услуги офисных переездов? Обращайтесь в нашу компанию по номеру телефона:
+79301324778
Разрушать устоявшийся быт не самое приятное занятие; собирать и упаковывать вещи, которые годами копились в помещении, перевозить, внимательно следить, чтобы ничего не потерялось и не разбилось при транспортировке, потом выбирать для каждого предмета оптимальное расположение на новом месте достаточно непросто. Если речь о квартирном переезде, тут есть один плюс — вас никто не будет торопить, давать массу противоречивых указаний, ставить сроки. Вы сами вольны решать, что и во что упаковать, когда и куда расставить.
Другое дело, если речь об офисном переезде. Тут все гораздо сложнее. Мало того, что крупный офис наполнен вещами ничуть не меньше, чем любая квартира; дело осложняется еще и тем, что рабочий процесс в вашей фирме никто не отменял. Переезд переездом, а основная деятельность, офисная жизнь, визиты клиентов — все должно идти своим чередом и желательно без задержек. Впору хвататься за голову — как совместить несовместимое? На самом деле, все не так страшно. Существуют специальные компании, занимающиеся, наряду с другими транспортными услугами, еще и офисными переездами.
Что входит в услугу офисного переезда?
Для начала вы и компания, оказывающая услугу мувинга (переезда) заключаете договор. Это обязательное условие, ведь компания берет на себя ответственность за сохранность имущества вашей фирмы
Затем в ваш офис направляется специалист, который оценит масштаб работ, определит, какое количество грузчиков потребует ваш переезд и каким транспортом его лучше осуществить перевозку. Для переезда, можно заказать газель или воспользоваться услугами грузового такси, но лучше отдать организацию офисного переезда профессионалам. Кроме того, вам будет предложено наиболее удобное время переезда — выходной или праздничный день, а возможно, ночные часы.
Для чего это делается? Чтобы, во-первых, дорога от старого офиса к новому заняла как можно меньше времени, чтобы исключить или хотя бы сократить вероятность попадания в пробку, ведь в выходные дни движение не такое интенсивное. Ну и во-вторых, в здании, где расположен новый офис, грузчикам будет гораздо удобнее пользоваться лифтами для подъема ваших вещей на нужный этаж, если в это время в здании не будет других сотрудников.
Офисный переезд под ключ.
Вы, конечно, знаете, что значит «под ключ» — то есть, с минимальным участием заказчика. Проще говоря, это когда некий проект выполняется фирмой-подрядчиком с самого начала и до достижения конечного результата, а заказчику остается только «повернуть ключ», то есть, начать эксплуатацию объекта.
Понятие «под ключ» сейчас используют не только в строительстве, но и при оказании практически любых услуг. Не остались в стороне и мувинговые компании. Итак, что же такое офисный переезд «под ключ»? Как правило, он включает четыре основных этапа:
Планирование. Тот самый момент, когда сотрудник мувинговой компании приходит в ваш офис, чтобы оценить «масштабы бедствия» — что грузить, на чем везти, сколько человеко-часов нужно затратить. А еще это поездка в новый офис, чтобы оценить ситуацию — в каком помещении предстоит производить выгрузку, на каком этаже, есть ли там лифт и т.д.
Подготовка. На этом этапе сотрудники мувинговой компании приезжают, чтобы упаковать, собрать и подготовить ваше имущество к транспортировке. Вся оргтехника, мебель, документация и другие неотъемлемые атрибуты вашего офиса будут тщательно обернуты специальным материалом (гофрокартон, пузырчатая пленка), мелкие вещи упакованы в коробки, а мебель разобрана для большей сохранности.
Транспортировка (перевозка). Ну вот, все упаковано и готово к отправке. На этом этапе грузчики аккуратно переносят вещи в автомобиль, правильно размещают в кузове и закрепляют, чтобы избежать падения и поломок. Содержимое вашего офиса отправляется по новому адресу.
Выгрузка. Итак, все вещи счастливо пережили переезд, и грузчики так же аккуратно достают вещи из машины, поднимают на нужный этаж, расставляют на новые места, собирают разобранную мебель, распаковывают остальное имущество. Кроме того,сотрудники профессиональных мувинговых компаний обязательно уберут после переезда упаковочные материалы и другой мусор.
Всё, переезд завершен, добро пожаловать в ваш новый офис!
Что нужно учитывать при офисном переезде
Основная цель любого переезда — это перемещение вещей из одного места в другое без потерь. Поэтому при упаковывании необходимо обязательно промаркировать тару с офисной техникой пометкой «Не кантовать».
Коробки, в которые будут помещаться документы и архивы, необходимо пронумеровать, указав год или порядковый номер, чтобы не терять массу времени, разыскивая все на новом месте. Тару с мелкими предметами, канцелярией, офисной посудой и другими необходимыми вещами также лучше подписать.
Один очень важный момент, который необходимо учесть, организуя офисный мувинг — во избежание вопросов со стороны ГИБДД, машину с документами и имуществом вашей фирмы должен сопровождать сотрудник, ответственный за переезд.
Чтобы весь процесс прошел быстро, аккуратно, без потерь и с минимальными усилиями с вашей стороны, при выборе мувинговой компании нужно обратить внимание на следующие ключевые аспекты:
- Опыт работ компании на рынке услуг мувинга
- Репутация компании (наличие рекомендаций, отзывов)
- Гарантии и обязательства, предоставляемые компанией
- Перечень предлагаемых услуг
- Ценовая политика
Помимо вышеперечисленного, вам как заказчику услуги необходимо:
— Выбрать наиболее удобную дату для переезда и связаться с мувинговой компанией не в последний момент, а хотя бы за пару недель до «дня икс»
— Предупредить своих сотрудников о запланированной дате переезда
— Назначить со своей стороны лицо, ответственное за переезд
— Заранее обозначить, где и как должно быть расположено имущество в новом офисе
Если вы учтете все эти рекомендации, то ваш переезд не превратится в репетицию фильма-катастрофы, а будет легким и приятным событием, вносящим изюминку в однообразные офисные будни.
